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Worauf kommt es beim richtigen Seminarbeschluss für Mitglieder der Mitarbeitervertretung der katholischen Kirche an?

Kein Seminarbesuch kann ohne einen ordnungsgemäßen Beschluss erfolgen. Damit dabei auch formal alles gut läuft, beantworten wir die wichtigsten Fragen.

Welche Rechtsgrundlagen regeln Freistellung und Kostenübernahme?

Die Mitarbeitervertretungsordnung regelt, dass die Mitglieder der Mitarbeitervertretung das Recht haben, zu ihrer Qualifizierung Seminare zu besuchen. Die Freistellung und Kostenübernahme durch die Dienststellenleitung erfolgt nach § 16 Abs. 1 in Verbindung mit § 17 Abs. 1 MAVO. Danach hat die Dienststelle – neben der Fortzahlung der Bezüge – die durch den Besuch der Seminarveranstaltung anfallenden notwendigen Kosten zu tragen.

Das sind u.a.:
  • Seminargebühren
  • Fahrtkosten
  • Kosten für Unterkunft und Verpflegung.

Der Freistellungsanspruch der Mitglieder in der Mitarbeitervertretung ist auf die Dauer von drei Wochen während einer Amtszeit beschränkt. Bei Mitgliedschaft in mehreren Mitarbeitervertretungen kann der Anspruch nur einmal geltend gemacht werden.

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Was heißt "Anerkennung"?

Die Bildungsveranstaltung muss zuvor durch die (Erz-)Diözese oder den Diözesan-Caritasverband als geeignet anerkannt sein. Liegt uns die Anerkennung vor, so ist dies auf der Einladung vermerkt. Auch ohne ausdrückliche Anerkennung können Sie an unseren Schulungen teilnehmen. In diesem Fall muss Ihre Dienststelle schriftlich der Seminarteilnahme zustimmen und erklären, die anfallenden Kosten des Schulungsbesuchs zu übernehmen.

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Was heißt "erforderlich"?

Erforderlich im Sinne der Rechtsprechung ist die Teilnahme an einer Schulungsveranstaltung, die Themen behandelt, die zur Tätigkeit der betroffenen Mitarbeitervertretung gehören, d.h. die Schulung muss Sachgebiete betreffen, die zu den Aufgaben der Mitarbeitervertretung gehören, die das Mitglied dorthin entsendet. Das Mitglied der Mitarbeitervertretung benötigt eine Grundschulung im Mitarbeitervertretungsrecht, um seine Tätigkeit in der Mitarbeitervertretung überhaupt sachgerecht ausüben zu können, oder eine Spezialschulung, um den besonderen Aufgaben, die ihm innerhalb der Mitarbeitervertretung übertragen sind, gerecht zu werden.

Die Teilnahme an Grundschulungen ist für alle erstmals gewählten Mitglieder der Mitarbeitervertretung erforderlich. Hierzu gehört die Einführung in das Mitarbeitervertretungsrecht (u.a.: allgemeine Aufgaben der Mitarbeitervertretung, Zustimmung, Recht der Dienstvereinbarungen). Eine wiederholte Teilnahme kann erforderlich sein, wenn grundlegende Änderungen des zu beachtenden Rechts eingetreten sind. Vertiefungsschulungen sind erforderlich, wenn Themen behandelt werden, die praxisrelevante, besondere Mitbestimmungstatbestände bei Personalangelegenheiten berühren.

Die Entscheidung, ob und wer an einer Schulungsveranstaltung teilnimmt, trifft die Mitarbeitervertretung. Diese muss prüfen, ob die Schulung erforderlich ist.

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Wann muss der Dienststellenleiter informiert werden und was muss er wissen?

Die Teilnahme an einem Seminar muss die Mitarbeitervertretung zuvor ordnungsgemäß beschließen und protokollieren. Das ist unbedingte Voraussetzung. Fehlt ein solcher protokollierter Beschluss, ist der Dienststellenleiter nicht verpflichtet, die entstandenen Kosten einschließlich der Entgeltfortzahlung zu übernehmen. Die Beschlussfassung muss sich auf die konkrete Schulungsveranstaltung, die Anzahl und Auswahl der Teilnehmer/-innen, die Kosten und die zeitliche Lage der Veranstaltung beziehen.

Dieser Entsendungsbeschluss ist dem Dienststellenleiter rechtzeitig (mindestens zwei Wochen vor Schulungsbeginn) vorzulegen. Ist aus dem Thema der Schulung nicht genau zu erkennen, aus welchem Grund das Seminar erforderlich ist, sollte die Mitarbeitervertretung ihren Beschluss kurz begründen.

Wir empfehlen, bei einem Beschluss gleichzeitig Ersatzteilnehmer/-innen festzulegen. Bei Verhinderung ist die Mitarbeitervertretung berechtigt, ein anderes Mitglied zum Seminar zu entsenden. So können eventuell fällige Stornogebühren vermieden werden. Die Dienststelle kann die Freistellung nicht verhindern, wenn sie die Schulung für nicht erforderlich hält.

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Wer entscheidet im Streitfall?

Bei der Teilnahme an Seminaren sind dringende dienstliche oder betriebliche Erfordernisse zu berücksichtigen. Der Dienststellenleiter hat das Recht, zu prüfen, ob die Teilnahme erforderlich ist und ob die zu erstattenden Kosten in angemessenem Verhältnis zu dem zu erwartenden Schulungseffekt stehen. Verweigert der Dienststellenleiter die Freistellung bzw. die Kostenübernahme, kann die Mitarbeitervertretung die Schlichtungsstelle anrufen.

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Welche Kosten muss die Dienststelle tragen?

Wenn Sie auf Beschluss der Mitarbeitervertretung an einem Seminar gemäß § 16 Abs. 1 MAVO teilnehmen, muss die Dienststelle die erforderlichen Kosten gemäß § 16 Abs. 1 in Verbindung mit § 17 Abs. 1 MAVO tragen. Dazu gehören neben der Seminargebühr die Kosten für Übernachtung und Verpflegung sowie die Reisekosten.

Bei der Teilnahme an Seminaren muss die Mitarbeitervertretung zwar den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit beachten (d.h. eine möglichst kostengünstige und wirksame Bildungsveranstaltung auswählen), dies bedeutet aber nicht, dass sich die Mitarbeitervertretung auf konkurrierende Veranstalter zu seiner Gewerkschaft verweisen lassen muss.

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