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Welche Rechtsgrundlagen regeln Freistellung und Kostenübernahme?

Das Landespersonalvertretungsrecht regelt, dass die Mitglieder der Jugend- und Auszubildendenvertretung und das jeweils erste Ersatzmitglied das Recht haben, zu ihrer Qualifizierung Seminare zu besuchen.

Die Freistellung und Kostenübernahme durch den Dienstherrn erfolgt nach Art. 62 i.V.m. Art. 46 Abs. 5 und Art. 44 Abs. 1 BayPVG. Danach hat die Dienststelle - neben der Fortzahlung der Bezüge - die durch den Besuch der Seminarveranstaltung anfallenden Kosten grundsätzlich zu tragen. Das sind u.a.:
  • Seminargebühren
  • Fahrtkosten
  • Kosten für Unterkunft und Verpflegung.

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Was heißt "erforderlich"?

Erforderlich im Sinne der Rechtsprechung ist die Teilnahme an einer Schulungsveranstaltung, die Themen behandelt, die zur Tätigkeit der betroffenen Jugend- und Auszubildendenvertretung gehören, d.h. die Schulung muss Sachgebiete betreffen, die zu den Aufgaben der JAV gehören, die das Mitglied dorthin entsendet. Des Weiteren ist zu prüfen, ob gerade das zu entsendende JAV-Mitglied einer Schulung zu dem Thema bedarf, das Gegenstand der Veranstaltung ist.

Das JAV-Mitglied benötigt eine Grundschulung im Personalvertretungsrecht, um seine Tätigkeit in der Jugend- und Auszubildendenvertretung überhaupt sachgerecht ausüben zu können, oder eine Spezialschulung, um den besonderen Aufgaben, die ihm innerhalb der JAV übertragen sind, gerecht zu werden.

Die Teilnahme an Grundschulungen ist für alle erstmals gewählten JAV-Mitglieder erforderlich. Hierzu gehören die Einführung in das Landespersonalvertretungsrecht (u.a.: uneingeschränkte und eingeschränkte Mitbestimmung, Recht der Dienstvereinbarungen) sowie Seminare zum Jugendarbeitsschutz- und Berufsbildungsgesetz.

In der Regel umfasst die Freistellung bei erstmals in die Jugend- und Auszubildendenvertretung gewählten Mitgliedern fünf Kalendertage, darüber hinaus bis zu fünf Kalendertage für Mitglieder der Jugend- und Auszubildendenvertretung, denen innerhalb ihres Gremiums besondere, in der Schulung zu behandelnde Aufgaben zugewiesen sind.

Eine wiederholte Teilnahme kann erforderlich sein, wenn grundlegende Änderungen des zu beachtenden Rechts eingetreten sind. Vertiefungsschulungen sind erforderlich, wenn Themen behandelt werden, die praxisrelevante, besondere Mitbestimmungstatbestände berühren.

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Was bedeutet "aktueller dienstlicher Anlass"?

Bei Themen, die über das so genannte Grundwissen hinausgehen, handelt es sich um sog. Spezialschulungen. Die Teilnahme an einer solchen richtet sich nach Art. 62 i.V.m. Art. 45 Abs. 5 S. 2 Nr. 2 BayPVG und ist dann erforderlich, wenn das behandelte Thema in den Tätigkeitsbereich der Jugend- und Auszubildendenvertretung gehört und dabei die konkrete Situation der Dienststelle berücksichtigt wird. Die JAV muss die zu vermittelnden Kenntnisse alsbald oder aufgrund einer typischen Problematik demnächst benötigen, um ihre derzeitigen oder zukünftigen Aufgaben sachgerecht wahrnehmen zu können.

Ein Seminar zum Thema Beurteilungsgrundsätze wäre in diesem Sinne dann erforderlich, wenn in der Dienststelle die Einführung von Beurteilungsgrundsätzen geplant ist.

Will die Jugend- und Auszubildendenvertretung selbst initiativ werden, besteht ebenfalls die Möglichkeit auf Qualifizierung. Beabsichtigt die JAV, über den Personalrat z.B. eine Dienstvereinbarung zum Thema Ausbildungsstandkontrollen abzuschließen, kann sie sich die entsprechenden Kenntnisse des rechtlichen Rahmens und möglicher Modelle im Rahmen einer Schulungsveranstaltung aneignen.

Da die JAV keine unmittelbar gegenüber dem Dienstherrn wirksamen Beschlüsse fassen kann, liegt die konkrete Entscheidung beim Personalrat. Er entscheidet auf Antrag der JAV, wer an einer Schulungsveranstaltung teilnimmt und ob die Schulung unmittelbar für die Arbeit der JAV erforderlich ist, wobei die Mitglieder der JAV Stimmrecht haben.

Der Personalrat hat zusätzlich vor Entsendung eines JAV-Mitglieds zu einer Spezialschulung zu prüfen, ob dieses mit den Themen innerhalb der JAV betraut ist und wie viele Mitglieder dieses Spezialwissen benötigen. Das Schulungsbedürfnis von mehreren JAV-Mitgliedern ist nach dem Arbeitsanfall innerhalb der JAV und den bestehenden personellen Kapazitäten zu beurteilen. Aus der Aufgabenverteilung in der JAV oder aus der Mitarbeit in verschiedenen Gremien können sich weitere Schulungsansprüche ableiten.

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Wann muss der Dienststellenleiter informiert werden und was muss er wissen?

Die Teilnahme an einem Seminar muss die JAV zuvor ordnungsgemäß beschließen und protokollieren. Danach beschließt und protokolliert der Personalrat die Seminarteilnahme und teilt den Beschluss dem Dienststellenleiter mit. Das ist unbedingte Voraussetzung. Fehlt ein solcher protokollierter Beschluss, ist der Dienstherr nicht verpflichtet, die entstandenen Kosten einschließlich der Entgeltfortzahlung zu übernehmen. Die Beschlussfassung muss sich auf die konkrete Schulungsveranstaltung, die Anzahl und Auswahl der Teilnehmer/-innen, die Kosten und die zeitliche Lage der Veranstaltung beziehen, wobei dem Personalrat hierbei ein Beurteilungsspielraum zusteht.

Der Entsendungsbeschluss ist dem Dienststellenleiter rechtzeitig (mindestens zwei Wochen vor Schulungsbeginn) vorzulegen. Der Personalrat sollte kurz darlegen, aus welchem Grund das Seminar für die JAV erforderlich ist.

Wir empfehlen, beim Personalratsbeschluss gleichzeitig Ersatzteilnehmer/-innen festzulegen. Bei Verhinderung ist die JAV berechtigt, ein anderes JAV-Mitglied zum Seminar zu entsenden. So können eventuell fällige Stornogebühren vermieden werden.

Die Freistellung durch die Dienststelle ist zwingende Voraussetzung für einen Seminarbesuch nach dem Landespersonalvertretungsrecht.

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Wer entscheidet im Streitfall?

Bei der Teilnahme an Seminaren sind dienstliche Notwendigkeiten zu berücksichtigen. Zudem hat der Dienststellenleiter das Recht, zu prüfen, ob die Teilnahme erforderlich ist und die zu erstattenden Kosten in angemessenem Verhältnis zu dem zu erwartenden Schulungseffekt stehen. Verweigert der Dienststellenleiter die Freistellung bzw. die Kostenübernahme, muss der Personalrat eine verwaltungsgerichtliche Entscheidung im Beschlussverfahren herbeiführen.

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Welche Kosten muss die Dienststelle tragen?

Wenn Sie auf Beschluss des Personalrats als Mitglied der JAV an einem Seminar gemäß Art. 62 Satz 1 i.V.m. Art. 46 Abs. 5 BayPVG teilnehmen, muss die Dienststelle die notwendigen Kosten gemäß Art. 44 Abs. 1, Art. 46 Abs. 5 i.V.m. Art. 64 und Art. 62 BayPVG tragen. Dazu gehören neben der Seminargebühr auch Kosten für Übernachtung und Verpflegung sowie Reisekosten.

Bei der Teilnahme an Seminaren müssen JAV und Personalrat zwar den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit beachten (d.h. eine möglichst kostengünstige und wirksame Bildungsveranstaltung auswählen), dies bedeutet aber nicht, dass sie sich auf konkurrierende Veranstalter zu ihrer Gewerkschaft verweisen lassen müssen.

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