Welche Bedeutung hat die Personalakte? Welche Rechte haben Arbeitnehmer/-innen, wenn es um die Inhalte geht?
Die Personalakte hat eine große Bedeutung. Sie dokumentiert alles, was zum Arbeitsverhältnis gehört. Arbeitnehmer/-innen sollten sich über den Inhalt schlau machen und gegebenenfalls reagieren. Was ist zu beachten?
Was steht in der Personalakte?
Eine Personalakte ist jede Sammlung von Unterlagen über den konkreten Arbeitnehmer. Sie dokumentiert alle wesentlichen Vorgänge im Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Dazu gehören die Bewerbungsunterlagen, der Arbeitsvertrag mit allen Ergänzungen, eventuell ein Personalfragebogen. Üblicherweise finden sich in einer Personalakte auch Beurteilungen, Dokumente über Arbeitsunfälle, die Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen etc. Das Führen von so genannten Geheimakten ist unzulässig.
Nicht in die Personalakte gehören, wegen der ärztlichen Schweigepflicht, die Unterlagen des Betriebsarztes.
Kann die Personalakte von Arbeitnehmer/-innen eingesehen werden?
Jeder kann seine Personalakte einsehen und sollte davon auch Gebrauch machen. Das gilt vor allem, wenn es Schwierigkeiten mit Vorgesetzten und z.B. Abmahnungen gegeben hat. Das Recht ergibt sich aus § 83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG): „Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Er kann hierzu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. Das Mitglied des Betriebsrats hat über den Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu bewahren, soweit es vom Arbeitnehmer im Einzelfall nicht von dieser Verpflichtung entbunden wird.“
Kann man gegen Inhalte in der Personalakte vorgehen?
Der Beschäftigte ist berechtigt, den Inhalt der Personalakte zu ergänzen oder eine Richtigstellung beizufügen. Das Recht dazu ergibt sich aus § 83 Abs. 2 BetrVG: „Erklärungen des Arbeitnehmers zum Inhalt der Personalakte sind dieser auf sein Verlangen beizufügen.“
Das kann wichtig sein, wenn beispielsweise frühere Zeugnisse oder Qualifikationen nicht oder nur unzureichend in der Akte enthalten sind. Auch bestimmte, nicht richtig wiedergegebene Vorfälle im Betrieb können nachteilig sein, sofern keine Klarstellung durch den Betroffenen erfolgt. Die Stellungnahme des Arbeitnehmers, der Einsicht genommen hat, ist auch dann in die Personalakte zu übernehmen, wenn der Arbeitgeber sie für unzutreffend hält.
Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist der Anspruch auf Rücknahme und Entfernung zulässig bei unrichtigen Angaben und missbilligenden Äußerungen, wenn diese unzutreffende Tatsachenbehauptungen enthalten, die den Arbeitnehmer in seiner Rechtsstellung und in seinem beruflichen Fortkommen behindern können (vgl. etwa BAG 27.11.1985, AP Nr. 93 zu § 611 BGB Fürsorgepflicht).
(Redaktioneller Stand: Juni 2010)
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